Hoe organiseer je overzichtelijk je agenda?

Kick-Ass VA - Aan t werk

Plannen en organiseren: Ik word daar heel blij van. Het brengt me rust en structuur. Misschien klinkt dat raar. Je zou verwachten dat ik het juist prettig vind om een open agenda te hebben. Niets is minder waar. Juist een goede planning geeft mij een gevoel van vrijheid. Hoe combineer je privé en werk in je agenda zonder dat je er gek van word? Vandaag deel ik met je hoe ik als ondernemer mijn werk en privé in plan en organiseer. 

Werk plannen en organiseren in blokken

Voor het plannen van mijn werk gebruik ik Google Calendar. Maar dat kan natuurlijk ook in je Outlook agenda. Ik heb aparte agenda’s voor werk en mijn privé-afspraken, opdrachten en taken, verjaardagen, feestdagen, vrije tijd en vakantie. Ook zit er een agenda in die voor mijn dochter is. Zodra ik in mijn werkagenda zit, kan ik mijn andere agenda’s in- of uitschakelen en vice versa. 

In mijn werkagenda block ik tijdframes. Ieder tijdframe is gericht op één ‘doel’ en duurt – op afspraken na ongeveer één uur. Sinds kort pak ik mijn agenda er op de eerste maandag van de maand bij en kijk ik wat ik voor de komende 3 maanden aan doelen heb en wat er nog wel en wat er niet past in mijn agenda. Welke kant ga ik op of wat laat ik los. Tijd voor opdrachtgevers, diverse werkzaamheden, blog en social media, mijn studiedag en werken aan mijn eigen bedrijf-tijd.

Agenda

Deze manier van werken vind ik heerlijk. Het geeft me inzicht in de ruimte die ik overhoud voor eventuele nieuwe opdrachten. Als mensen een afspraak willen inplannen, kan ik ook direct aangeven wanneer het wel of niet kan. Op die manier word ik minimaal gestoord tijdens mijn werk. Daarnaast kan ik goed inschatten hoe ik mijn energie die week het beste kan verdelen. Als ik een week meerdere afspraken heb of veel geconcentreerd moet werken, kan ik daar rekening mee houden. Dan plan ik wat meer tijd voor mezelf in.

Tijd voor jezelf vrijmaken

Over tijd voor jezelf gesproken.. Als ondernemer kun je 24/7 blijven doorgaan. Het is daarom best wel raar dat we afspraken met anderen inplannen, maar niet met onszelf. Daarom block ik niet alleen tijd voor anderen, maar ook voor mezelf. Ik zeg altijd: Als het niet in je agenda staat bestaat het ook niet voor je. Staat tijd voor jezelf niet in je agenda denk je er dus ook niet aan om te lunchen tot je honger krijgt of om even wat anders toe dan je werk. Op de woensdagmiddag plan ik bijvoorbeeld strikt geen werk in. Als ik die dag toch zin heb om wat te doen, kan dat altijd nog. 

In mijn agenda staat ook mijn lunchuur en 2 keer een “Take a Break” 1 in de ochtend en 1 in de middag. Mijn lunch is een uur, mijn eerste pauze een kwartiertje voor de koffie of iets anders even opstaan en wat doen. In ieder geval weg bij die computer. In de middag is mijn pauze een half uur dan ga ik bij mooi weer lekker in de tuin zitten of een blokje om. Mijn werkdag start ik in principe om 9 uur. Ik kijk wat ik moet doen en waar ik mee wil beginnen. Heb ik geen afspraken staan en nog niet in de mood om te werken blijf ik nog even op de bank hangen. Begin ik gewoon wat later. Ben ik on fire? Begin ik soms wat eerder of ga ik wat langer door. Het werkt niet om je productiviteit te ‘pushen’. Als er niks uit je handen komt, stop even ga wat anders doen en hervat je werkzaamheden op een ander moment. Dit werkt voor mij. Wie weet ook voor jou!

Overzicht creëren met kleur

Terug naar die blokken. De blokken in mijn agenda maken de planning al wel iets overzichtelijker, maar nog niet overzichtelijk genoeg. Ik hou van overzicht en duidelijkheid. Het geeft me rust en het gevoel dat ik ‘in control’ ben. Daarom krijgen werkzaamheden hun eigen kleur. Ik maak gebruik van 9 kleuren:

  • Werk voor vaste opdrachtgevers en ad-hocwerk (Oranje)
  • Werk voor opdrachtgevers op projectbasis (Paars)
  • Online meetings (Blauw de kleur van zoom)
  • Live meetings en reistijd (Geel)
  • Werken aan mijn bedrijf (roze)
  • Netwerken (rood)
  • Studie  (donkergroen)
  • Lunch, een pauze of privé is (Lila)
  • De afspraken en schooltijden van mijn dochter (licht groen)

Nu denk jij misschien jemig wat veel kleuren ik zou hier gek van worden! Dat kan maar het is voor mij in een klap duidelijk wat er op de planning staat die dag. Niet nog met wie, maar wel dat ik weet oké vandaag alleen maar thuis of ik moet ook op pad.

Kick-Ass Agenda en taken

Taken plannen

Oké, dus dan heb ik blokken ingepland. Dat zijn nog geen specifieke taken. Taken zijn weer een niveautje lager. Voor sommige blokken is dat makkelijk in te vullen. Denk aan werkzaamheden waar een planning voor nodig is; een content voor je social media of je blogs, bijvoorbeeld. Op vrijdag kijk ik al naar de volgende week wat staat er in de agenda voor vaste klanten en dan ga ik kijken wat ik voor die klanten moet uitvoeren. Die taken gaan als ToDo’s in mijn agenda. Voor elke taak weet ik hoeveel tijd ik kwijt ben. Daarom kan ik het inplannen. 

Ik check mijn mail maar 3 x per dag. De eerste keer is op het moment dat ik mijn computer aanzet. Dan check ik wat ik met die mail moet. Is het een nu ding of kan het morgen? Is het iets wat vandaag moet gaat hij als taak in mijn agenda. Op de plek voor de tijd die ik ingeruimd had voor die klant bijvoorbeeld. Als het een vandaag-af-taak is gaat hij naar het ad-hocuurtje. Zo bekijk ik elke mail moet het nu of kan ik hem plannen.

Dit is in een notendop hoe ik mijn werk plan. Ik heb overzicht en houd ruimte in mijn agenda over. Ik bepaal wanneer ik wat doe. Ondanks al die kleurtjes weet ik precies wat de bedoeling is en is er ook ruimte voor mijzelf. Zo zorg ik voor variatie in de dag en dat ik niet elk uur een online-meeting heb. Plan daar sowieso max 3 van per dag alsjeblieft! Die energie kan je echt voor betere dingen gebruiken. Happy planning!

Hulp nodig bij het onder controle krijgen van je agenda?

Heb je hulp nodig bij het controle krijgen over je agenda, wil je het overzicht weer hebben?
Wil jij niet alleen maar doen wat je agenda zegt, maar dat zelf bepalen?
Heb jij moeite om tijd voor jezelf in te plannen?

Boek dan een “Virtueel Bakkie” met mij dan gaan we samen kijken of we dit allemaal voor jou kunnen oplossen.

Voorgestelde blog Ondernemers die een virtual assistant inhuren bereiken meer

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.