5 tools die het ondernemen makkelijker maken

Activecampaign, Trello, Dropbox, Streak, Mailblue, Landingspagina’s, Google Suite, Website updates, Social media tools, Canva, Zoom, Boekhoudsystemen, Slack…..🤯

De mogelijkheden vliegen je om de oren. Zie jij door de bomen het bos niet meer? Dat dacht Martha ook. Zij is schrijfcoach en tekstschrijver gek op tools die het werkleven makkelijker maken. Toch ontplofte ook bij haar het hoofd en liep ze over. Aan de slag met allerlei tools, maar makkelijker werd het niet. Dus klopte ze bij mij aan. “Daphne help, ik ben het overzicht kwijt!” Ik vertelde haar mijn tooltips, haar ogen gingen stralen en ze werd blij van de tips. Nu werken we dus samen met deze tools.

Ik vertel graag mijn tips aan jou. Dit zijn de tools waar ik mee werk. Ze gaan jou helpen efficiënter te werken. Er zijn er ontzettend veel. Vandaag deel ik mijn 5 favorieten. 

Je CRM in no-time op orde met Streak

Heb jij moeite met je klantenmanagement? Kijk dan eens naar Streak. Dat is een plugin voor mensen die werken met Gmail of G-Suite. Het is een supermakkelijk CRM-systeem. Je maakt boxen (dossiers) aan en een pijplijn (workflow). De mail komt binnen en je vertelt die mail de eerste keer tot welke box deze hoort en in welke pijplijn deze zich bevindt. Daarna kun je instellen dat dit contact altijd in deze box terecht moet komen. Hij wordt dan direct gelabeld als er een nieuwe mail in je inbox verschijnt.

Verder kun je alle contactgegevens invullen, wanneer je gebelt hebt wat je besproken hebt, welke taken erbij horen aan die taken kun je weer deadlines koppelen die in je agenda verschijnen als je dat wil of ze komen als reminder in beeld. De taken kun je weer afvinken en heb je een deel afgerond dan kan je het hele dossier naar de volgende plek in de pijplijn plaatsen. Dit zijn een paar dingen die je met streak kunt doen maar er is nog zoveel meer mogelijk!
http://www.streak.com/ (aff)

Ideaal overzicht met Trello

Wil je graag een beter overzicht van je werkzaamheden? Dan is Trello de ideale tool. Het is een planningstool die zorgt dat je overzicht kunt houden. Je kunt verschillende borden aanmaken en daarop plaats je kaarten. Ik heb bijvoorbeeld een bord waarop al mijn klanten een eigen kaart hebben. Per klant kan ik dan aangeven wat ik doe, heb gedaan of nog wil gaan doen. Zodra ik een bepaald onderdeel gedaan heb, haal ik het van de kaart af. 

Je kunt borden ook delen met anderen, waardoor samenwerken makkelijker wordt. Er zijn enorm veel mogelijkheden binnen deze tool. Als je dol bent op “to-do lijstjes” maken (en vooral afstrepen) dan vind je dit fantastisch! 😉
www.trello.com (aff)

Makkelijk social media beelden maken en je branding verbeteren met Canva

Als je een makkelijke tool zoekt hiervoor dan raad ik je Canva aan. Het is een grafische tool die je kunt gebruiken om stories, plaatjes, posters, e-books e.d. te ontwerpen. In de gratis versie heb je al heel veel mogelijkheden. Deze tool kun je heel goed inzetten om je branding te verbeteren. Je kunt alles maken in je eigen huisstijl; heel erg fijn.
Ook in Canva kun je met klanten samenwerken. Je kunt afbeeldingen, lettertypes en de huisstijlkleuren delen. Ontzettend handig en tijdbesparend!
www.canva.com (aff)

De snelste manier om al je social media in te plannen met SocialBee

Ook op gebied van social media kun je tijd besparen door een tool in te zetten. SocialBee… Ik gebruik deze tool om mijn social media berichten vooraf in te plannen. Op donderdag plan ik in een uur tijd al mijn berichten in voor mijn verschillende social media. Ik hoef hier de rest van de week niet over na te denken. SocialBee geeft aan als je dat wil wanneer je op welk kanaal het beste kan posten. Je kunt verschillende content categorieën aanmaken. Post in draft opslaan als je nog geen goed beeld hebt voor bij je post. Je kunt er in samenwerken als je dat wil. Voor Instagram kun je ook stories plannen. Het is geen gratis tool, maar je krijgt wel waar voor je geld! Het is lekker overzichtelijk en daar houd ik van!
www.socialbee.io (aff)

Maak uren registreren makkelijk en leuk met Timeular

Als ondernemer moet je vaak je uren registreren. Dat doe ik tegenwoordig met Timeular. Dat is een urensysteem met een supertoffe gadget erbij: de Timeular tracker die je op je bureau zet. Als je een taak start pak je de tracker en legt hem op de taak en de tijd loopt. Ga je wat anders doen draai je hem naar het toegewezen vlak. Vorige taak stopt, nieuwe taak loopt! 

In deze tool kan ik per klant mijn uren bijhouden. Aan het einde van de maand draai ik een report uit via Excel en kan ik dus netjes laten zien hoelang ik voor hem/ haar gewerkt heb en waaraan.
www.Timeular.com (aff)

Lastpass maakt wachtwoordbeheer gemakkelijk en veilig (Bonus Tip)

Lastpass is een hele belangrijke tool voor mij! Deze tool houdt al mijn wachtwoorden bij. Op deze manier kan ik voor al mijn klanten en mezelf overal veilige wachtwoorden gebruiken, maar hoef ik ze niet allemaal zelf te onthouden. LastPass heeft meerdere beveiligingslagen, waaronder versleuteling volgens militaire normen en wachtwoord audits in de hele wachtwoordkluis. Dit hoge beveiligingsniveau maakt het voor hackers en dieven vrijwel onmogelijk om toegang te krijgen tot je accounts.
www.lastpass.com

Welke tools gebruik jij?

Als VA werk je met heel veel tools. Dit zijn toch wel de tools die het leven makkelijker maken voor mij en mijn klanten. Maak jij al gebruik van deze tools of zijn er tools waarvan jij denkt dat is er een die moet je gewoon ook hebben. Ik ben erg benieuwd of ik nog tools mis in “mijn ToolBox”. Laat het me vooral weten als jouw favoriet hier niet tussen staat. Mocht je er nog geen gebruik van maken, dan hoop ik dat ik je geïnspireerd heb om er wel mee aan de slag te gaan. 

Meer hulp nodig?

Denk je JA tof al die tools en leuk dat het jouw leven makkelijk maakt maar ik heb toch helemaal geen zin om daar allemaal in te duiken! Laten we dan een Virtueel Bakkie doen. Dan gaan we samen kijken wat ik van je kan overnemen om jouw leven nog makkelijker te maken.